SharePoint Archiver – KMU-Tool von Solity
SharePoint aufgeräumt. Automatisch.
In jedem SharePoint schlummern Dateien, die seit Jahren niemand angerührt hat – sie verstopfen die Suche, erschweren die Übersicht und treiben die Speicherkosten hoch. Der Solity SharePoint Archiver verschiebt sie automatisch ins Archiv. Konfiguriert direkt in SharePoint, betrieben von uns.
Unverbindlich · 30 Minuten · Auf Deutsch
Das Problem mit SharePoint-Speicher
Microsoft gibt jedem SharePoint-Tenant eine Basisspeichermenge. Wächst das Unternehmen – oder wird einfach nie aufgeräumt – stösst man irgendwann ans Limit. Die Lösung von Microsoft: zusätzlicher Speicher für CHF 0.20 pro GB und Monat. Das klingt wenig – summiert sich aber schnell auf mehrere Hundert Franken pro Monat, wenn man Terabytes an alten Dateien lagert.
Das eigentliche Problem: Der Grossteil dieser Dateien wird seit Jahren nicht mehr angefasst. Angebote aus 2019, Projektunterlagen abgeschlossener Aufträge, mehrfache Versionen desselben Dokuments – alles belegt denselben teuren SharePoint-Speicher wie aktive Arbeitsdateien.
Manuell aufräumen ist keine realistische Option. Wer hat Zeit, alle Sites durchzugehen, Dateien zu bewerten und zu verschieben? Und wer übernimmt Verantwortung dafür, was gelöscht wird?
Zu teurer Speicher
Extra SharePoint-Speicher kostet ein Vielfaches von gleichwertigem OneDrive-Speicher.
Niemand räumt auf
Manuelles Archivieren ist aufwändig, fehleranfällig und wird nie priorisiert.
Kein Überblick
Welche Sites belegen wie viel Speicher? Wer hat was zuletzt benutzt? Kaum jemand weiss es.
Die Lösung: Automatisch archivieren, Kosten senken
Der SharePoint Archiver verschiebt inaktive Dateien regelbasiert ins Archiv – ohne manuellen Aufwand, ohne Risiko.
Statt teuren SharePoint-Speicher nachzukaufen, werden Dateien, die seit einer definierten Zeit nicht mehr angefasst wurden, automatisch in ein günstigeres Archivziel verschoben. Das Archivziel kann eine separate SharePoint-Archiv-Site sein oder – empfohlen für maximale Einsparung – eine günstige Microsoft OneDrive-Lizenz als dediziertes Archivziel.
Der Preisunterschied ist erheblich: Während extra SharePoint-Speicher bei CHF 0.20 pro GB pro Monat beginnt, kostet eine einzelne OneDrive-Lizenz mit grossen Speicherkapazitäten einen Bruchteil davon. Für viele KMU bedeutet das eine Einsparung von mehreren Hundert Franken pro Jahr – bei gleichem Komfort.
Kostenvergleich: SharePoint Extra vs. OneDrive Archiv
Extra SharePoint-Speicher bei Microsoft
- –500 GB extra = CHF 100/Monat
- –1 TB extra = CHF 200/Monat
- –Kosten steigen mit der Zeit
Günstige Microsoft-Lizenz als Archivziel statt teurem SharePoint-Speicher
- ✓Fixer tiefer Monatspreis
- ✓SharePoint-Speicher sinkt drastisch
- ✓Kosten bleiben stabil
Wie es funktioniert
- 01
Automatische Erkennung aller Sites
Der Archiver propagiert beim ersten Lauf automatisch alle bestehenden SharePoint-Sites und trägt sie in eine Konfigurationsliste ein. Kein manuelles Einpflegen nötig.
- 02
Konfiguration direkt in SharePoint
Wer Zugriff auf die Konfigurationsliste hat, kann pro Site die Archivierung aktivieren oder deaktivieren und den Jahres-Cutoff setzen – z.B. «archiviere alles, das seit 3 Jahren nicht angerührt wurde». Keine externen Tools, kein Admin-Portal.
- 03
Vollautomatischer Betrieb
Der Archiver läuft regelmässig im Hintergrund, prüft jede aktivierte Site, verschiebt inaktive Dateien ins Archiv und protokolliert alles. Solity übernimmt Betrieb und Wartung.
Was der SharePoint Archiver kann
Automatische Archivierung nach Regeln
Dateien werden automatisch archiviert, sobald sie Ihren Kriterien entsprechen (z.B. Alter oder Stichtag). So bleibt SharePoint laufend aufgeräumt.
Zentrale Steuerung für alle Sites
Mehrere SharePoint-Sites und Bibliotheken werden an einem Ort verwaltet. Regeln und Ausnahmen sind pro Bereich sauber definierbar.
Freie Wahl des Archivziels
Sie entscheiden, ob Dateien in OneDrive oder in eine separate SharePoint-Archivbibliothek verschoben werden.
Nachvollziehbar und revisionssicher
Ordnerstrukturen bleiben erhalten und jede Archivierung wird protokolliert. Auf Wunsch inkl. Übernahme von Berechtigungen.
Kontrollierter Cleanup nach dem Archivieren
Nach erfolgreicher Archivierung können Quelldateien automatisch entfernt werden. Leere Ordner lassen sich optional ebenfalls bereinigen.
Automatischer Betrieb mit Reporting
Der Archiver läuft täglich im Hintergrund, mit Monitoring und E-Mail-Zusammenfassung (Anzahl archivierter Dateien + Fehler) für Ihr IT-Team.
Managed-IT-Kunde? Der SharePoint Archiver ist für alle Solity-Managed-IT-Kunden inklusive – ohne Aufpreis. Mehr zur IT-Betreuung →
Häufig gestellte Fragen
- Was passiert mit bestehenden Links zu archivierten Dateien?
- Archivierte Dateien sind weiterhin zugänglich – über die Archiv-Site oder OneDrive. Direktlinks aus E-Mails oder anderen SharePoint-Seiten werden beim Klick auf den neuen Speicherort weitergeleitet oder entsprechend angepasst. Die Dateien verschwinden nicht, sie werden nur verschoben.
- Was bedeutet der Jahres-Cutoff genau?
- Der Cutoff definiert, ab wann eine Datei als "inaktiv" gilt. Setzt man ihn auf 3 Jahre, werden alle Dateien archiviert, die seit mindestens 3 Jahren weder geöffnet noch verändert wurden. Der Cutoff ist pro SharePoint-Site individuell konfigurierbar.
- Welches Archivierungsziel ist sinnvoller – SharePoint oder OneDrive?
- Für maximale Kosteneinsparung empfehlen wir eine günstige Microsoft OneDrive-Lizenz als Archivziel. Eine einzelne OneDrive-Lizenz kostet einen Bruchteil des Preises für gleichwertigen extra SharePoint-Speicher. Wer die Dateien lieber in der SharePoint-Umgebung behalten möchte, kann auch eine separate Archiv-Site wählen.
- Wer kann die Archivierung konfigurieren?
- Wer Zugriff auf die Konfigurationsliste des Archivers in SharePoint hat, kann Archivierung pro Site aktivieren oder deaktivieren und den Jahres-Cutoff anpassen. Typischerweise sind das IT-Verantwortliche oder Personen, denen der Zugriff explizit gewährt wurde.
- Wie oft läuft die Archivierung automatisch?
- Der Archiver läuft regelmässig automatisch. Neu hinzugekommene oder veränderte Dateien werden beim nächsten Lauf geprüft, aktive Dateien zurückgestellt, inaktive archiviert. Frequenz und Zeitplan werden bei der Einrichtung festgelegt.
- Was kostet der SharePoint Archiver?
- Für Managed-IT-Kunden ist der SharePoint Archiver kostenlos inklusive. Für alle anderen: Einfach melden – wir zeigen Ihnen das Tool und klären gemeinsam, ob es für Ihre Umgebung passt.
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